三體字〔2012〕22

三門峽市體育局

關于進一步規范行政執法文書歸檔的通知

各科室,局屬各單位:

為加強對體育行政執法文書的管理,推進行政執法工作的規范化,依據市有關行政執法文件要求,現對體育行政執法文書裝訂及歸檔有關問題明確如下:

一、一般程序案件應當按照一案一卷進行組卷,一案一號。涉及國家機密、商業秘密、個人隱私的案件,可以實行一案二卷,即正卷和副卷。簡易程序案件可以多案合并組卷。

二、卷內文書應當使用藍黑色、黑色鋼筆、簽字筆書寫。當事人提供的材料使用鉛筆或圓珠筆的,入卷前應予復印。所有文書只存一份正本。

三、案卷按照《文書檔案案卷格式》的要求立卷。

四、案卷文書材料裝訂順序采取處理結果文書(即行政處罰決定書)在前,其他文書按形成時間自然排列的方式:

    (一)表明案卷基本情況的文書:

案卷(首頁);卷內目錄。

    (二)案件處理結果文書:

行政處罰決定書。

    (三)現場檢查及立案文書:

現場檢查記錄;責令限期整改指令書;現場處理措施決定書;立案審批表。

    (四)調查取證類文書:

詢問通知書、詢問筆錄;勘驗筆錄;先行登記保存證據審批表;先行登記保存證據通知書;先行登記保存證據處理審批表;先行登記保存證據決定書;抽樣取證憑證;鑒定委托書;強制措施決定書;整改復查意見書。

    (五)處罰告知及決定類文書:

行政處罰告知書;當事人陳述申辯筆錄;聽證告知書、聽證會通知書、聽證筆錄、聽證會報告書;案件處理呈批表;

行政處罰集體討論記錄;文書送達回執。

(六)執行及結案類文書:

罰款催繳通知書;延期(分期)繳納罰款審批表;延期(分期)繳納罰款批準書;強制執行申請書;罰沒款收據;

結案審批表。

屬于法定程序的,執法文書的順序不得更改。屬于非法定程序(內部程序)的,執法文書的順序可根據情況作適當調整。

五、卷內文件材料應當用阿拉伯數字從“1”開始依次編寫頁號;頁號編寫在有字跡頁面正面的右上角;大張材料折疊后應當在有字跡頁面的右上角編寫頁號。

六、不能隨文書裝訂立卷的證據,應放入證據袋中,隨卷歸檔,并在證據袋上注明證據的名稱、數量、拍攝時間、地點等內容;不能隨文書立卷裝訂的錄音、錄像或實物證據,需在備考表中注明錄制的內容、數量、時間、地點、責任人及存放地點等內容。

七、紙張無破損,破損文書應修補或復制。文書大小規格統一,文書過小的應襯紙粘貼切齊,文書過大的應折疊整齊。

八、案卷中不得涂改,如確需涂改,必須在涂改處捺手印,并注明涂改的原因及理由。

九、案卷裝訂前要做好文書材料的檢查。文書材料上的訂書釘等金屬物應當去掉。小頁紙應當用A4紙托底粘貼。

十、辦案人員完成立卷后,應當及時向檔案室移交,進行歸檔。案卷歸檔后,不得私自增加或者抽取案卷材料,不得修改案卷內容。

十一、本意見自印發之日起施行。

二0一二年五月二十八日

主題詞:規范 行政執法 歸檔 通知

三門峽市體育局辦公室        2012年5月28日

(共印10份)


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